（粤理工教务【2009】27号 2009年5月制定）
为了加强我院教学过程档案的建设和管理，根据国家《档案法》和我院档案管理的有关规定，结合我院实际情况，特制定本办法。
一、教学过程档案工作的基本原则
(一)凡在教学管理过程和教学实践活动中直接形成的文件、图表、声像载体等材料均属教学过程档案。
(二)教学过程档案管理是教学建设的基础性工作。教学过程档案是衡量学院教学管理水平和教育质量及文化科技水平的重要标志之一，也是学院档案管理的重点之一。
(三)教学过程档案管理按学院档案管理的规定实行统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
(四)教学过程档案管理工作是教学管理的重要组成部分，必须纳入教学工作计划、教学管理制度和各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的依据之一。
(五)各教学管理部门和系(部)应明确一位负责人分管档案工作，并配备相应兼职档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学院档案部门办理移交。
(六)各系（部）在教学过程中形成的，具有保存价值的文件材料(包括底稿)，都必须由兼职档案员收集齐全，分类积存，于翌年5月底前，整理立卷。
二、教学过程档案归档范围的确定
教学过程档案归档范围应从实际需要出发，从学院和教育事业的延续、发展与提高出发，以国家的教育方针政策为指导，准确地确定教学过程档案的保存和保管期限，以保证教学过程档案的完整、准确、系统。
(一)凡在教学管理和德、智、体教学实践各个环节活动过程中形成的，并有保存价值的不同载体的文件材料，都应整理、立卷、归档。
(二)归档的主要内容包括综合管理、专业建设与课程建设、学籍管理、考试管理、课堂教学、实践教学等方面，具体范围见附件。
三、教学文件材料的归档要求与立卷方法
(一)形成与积累
1.新学年开始后，各教学管理部门和系（部）的兼职档案员应自觉地做好新学年形成积累教学文件材料的工作，并定期进行整理。
2.各系（部）到教学管理职能部门领取各种统一的教学文件材料表格、学籍登记表(卡)等。
3.归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。
(二)整理组卷
1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档制度。由各部门的兼职档案员负责将积累的教学文件材料整理后向院档案室移交。
2.根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。
(三)归档验收
1.由归档人员填写归档说明书。
2.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全，排列、书写是否符合要求、标题是否确切；凡不符合要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
3.移交时双方填写移交目录。移交目录一式两份，各执一份。
4.教学综合管理文件材料于次年5月底前归档。
四、教学过程档案的管理
(一) 学院档案室负责教学过程档案的接收、分类、整理、登记和提供利用。
(二) 保管期限和保密期限已满的教学过程档案经鉴定小组鉴定，做出处理决定。
(三) 教学过程档案保管期限分为永久、长期（50年）和短期（15年）。
(四) 教学过程档案的补充和修改。
1.各教学管理部门和系(部)及时将补充收集到的教学文件材料整理后，向学院档案室补充归档。
2.凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在单位主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。
五、教学过程档案工作岗位责任
(一)主管教学工作院领导的职责
1.组织学习贯彻《档案法》及有关法规、政策，把教学过程档案工作列入学院工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案管理人员的各项待遇方面提供条件。
2.定期检查和研究解决教学过程档案工作中存在的实际问题。
(二)教务、教学管理部门的职责
1.制订和健全有关管理制度，把教学过程档案管理纳入教学管理之中，并监督各相关部门执行。
2.加强与学院档案室联系，共同做好业务指导、监督和检查工作，保证教学过程档案质量。
3.对本部门管理干部和兼职档案员提出要求，并帮助他们解决一些实际困难。
(三)系(部)的职责
1.制订和健全本部门有关管理制度，切实做到把教学过程档案管理全面纳入教学及教学管理之中。
2.加强与教学管理部门和学院档案室联系，共同做好本部门教学过程档案管理。
3.指导和协助本部门兼职档案员开展教学过程档案管理工作。
4.各教研室负责人负责收集本教研室的典型教案、集体备课记录、试题、试卷等教学文件，向所在部门兼职档案员移交。
5.各教研室负责人督促教师向部门兼职档案员归档移交各种教学业务档案。
(四)各部门兼职档案员职责
1.做好本单位教学文件材料的形成积累工作。
2.将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时将永久和长期保存的教学过程档案向学院档案室移交。
3.做好暂时存放在本单位的教学过程档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。
六、由教务处协助学院档案室对部门相关人员进行教学过程档案管理的培训和指导。
七、本办法自公布之日起施行。
附件
广东理工职业学院教学过程档案范围和保管期限表
一、综合
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
一 |
上级文件 |
|
1 |
上级主管机关颁发的关于教育工作的决定、指示、通知、通报、条例、批转、批复和召开专业会议文件 |
|
(1)针对本院的 |
永久 |
(2)属普发而本院必须执行的、本院有查考利用价值的 |
长期 |
(3)抄送本院参考的 |
短期 |
2 |
国家教育部、省教育厅下达的教育事业计划(长远规划、年度计划和控制数字) |
|
(1)针对本院的 |
永久 |
(2)普发性的 |
长期 |
3 |
上级主管机关有关部门对本院或本院系（部）教学的视察、检查、调查所形成的文件 |
|
(1)重要的 |
永久或长期 |
(2)一般的 |
短期 |
4 |
上级主管机关在本院召开的教学现场会议形成的文件 |
|
（1）主管机关和本院领导人在会议上的重要讲话材料及照片、录音带或录像带 |
永久 |
(2)会议的报告、总结、决议等文件 |
永久或长期 |
(3)会议简报、参考资料 |
短期 |
5 |
代上级机关草拟被采用了的有关教育工作重要文件的最后草稿 |
长期 |
二 |
本院文件 |
|
1 |
党委 (扩大)会议、院长办公会议有关教学工作的文件材料 |
|
(1)通知、报告、决议、决定、总结、纪要、领导人讲话、重要的发言稿等文件材料 |
永久 |
(2)一般的画报材料未通过的文件、参考材料 |
短期 |
2 |
学院召开的教学工作会议文件及有关资料 |
|
(1)会议的主要报告、决议、总结、领导人(含上级)讲话、纪要、重要的录音带、照片等 |
永久 |
(2)会议典型材料、发言稿、简报 |
长期 |
(3)会议参考资料 |
短期 |
3 |
学院向上级机关报送的有关教育工作报告、请示与批复文件 |
|
(1)重大问题的、有历史意义的 |
永久 |
(2)一般业务问题的 |
短期 |
4 |
学院编制的教育事业计划、发展规划 |
|
(1)年度的和长远的 |
永久 |
(2)季度的 |
长期或短期 |
5 |
学院颁发的关于教学工作计划、方案、决定、指示、规章制度、通报、布告、总结等文件材料 |
|
(1)重要的 |
永久或长期 |
(2)一般的 |
短期 |
6 |
教学改革方案、总结 |
永久或长期 |
7 |
培养目标和教育体制及学制变更、教学人员编制 |
永久 |
8 |
有关教学工作问题的调查研究形成的文件材料 |
|
(1)重要的、典型的、系统的 |
长期或永久 |
(2)一般的 |
短期 |
9 |
有关教学工作的各种统计报表、统计资料 |
|
(1)年度的和年度以上的、典型的 |
永久 |
(2)年度的 |
长期或永久 |
(3)月份的 |
短期 |
10 |
历届学生学生证和毕业证书、结业证书的记录及样本 |
长期或永久 |
11 |
学院加具意见转发上级和各系（部）关于教学的文件 |
|
(1)需要各单位执行的 |
长期 |
(2)一般的 |
短期或长期 |
12 |
教学检查的计划、记录、总结等材料 |
永久或长期 |
13 |
在报刊和电视、广播电台上发表的反映学院教学工作活动的校外宣传稿件、剪报、照片、录音带、录像带等材料 |
|
(1)重要的 |
永久或长期 |
(2)一般的 |
短期 |
14 |
各系（部）报送党委、学院有关教学工作报告、总结等文件材料 |
|
(1)重要的 |
长期 |
(2)一般的 |
短期 |
15 |
教学工作文件资料汇编、汇集 |
永久或长期 |
16 |
师生员工及社会人士就教学工作问题的来信来访(意见与建议)的有关材料 |
|
(1)对学院教学工作决策提供依据的 |
永久 |
(2)重要的来信、来访记录、摘要、处理报告与结果 |
长期 |
(3)属一般的 |
短期 |
二、专业建设与课程建设
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
上级有关专业设置、课程设置的文件材料 |
长期或短期 |
2 |
专业论证、评估、申报、审批材料 |
永久 |
3 |
示范性专业建设、课程建设材料 |
永久 |
4 |
专业建设、课程建设计划、情况汇报、总结等材料 |
长期或永久 |
5 |
专业建设、课程建设统计报表 |
永久 |
6 |
教学机构的设置、调整、合并、撤消、更改名称、隶属关系材料 |
永久 |
三、学籍管理
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
有关学籍管理的规章制度、学生手册 |
永久或长期 |
2 |
学生人数统计报表 |
永久或长期 |
3 |
学生新生注册表、学生名册 |
永久 |
4 |
学生学籍表、成绩登记表 |
永久 |
5 |
学生学籍变动情况：休学、转学、退学、复学、保留入学资格等材料 |
长期或短期 |
6 |
学生的处分处理决定、请求与批复，以及处分的复查、甄别、撤消处分等材料 |
长期 |
7 |
学生证、毕业证编号 |
短期 |
四、考试管理
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
有关考试管理的规章制度 |
永久或长期 |
2 |
公共课考试试卷及标准答案 |
永久或长期 |
3 |
考场安排表、考场记录表 |
短期 |
4 |
学生成绩登记表（含理论课、实训课） |
永久 |
5 |
学生考试违纪记录、处分处理决定以及处分的复查、甄别、撤消处分等材料 |
长期或短期 |
6 |
公共课考试试卷分析、成绩分析材料 |
永久或长期 |
7 |
免考学生登记表 |
短期 |
8 |
各系（部）专业课程试题库 |
长期 |
五、课堂教学
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
各专业教学计划、教学大纲、教学进程等材料 |
永久 |
2 |
课程调整或变动记录 |
永久 |
3 |
校历表、学期开课计划、教师授课安排、课程表 |
长期 |
4 |
典型教案、重要备课记录(优秀教师) |
长期 |
5 |
教学研究工作计划、规划、情况综合等材料 |
长期 |
6 |
教师和学生教学研究的重要成果、成果鉴定、获奖等材料 |
永久或长期 |
7 |
教学质量、办学水平测试、教学评估、办学社会效果、毕业生质量、用人单位反馈意见、典型经验等文件材料 |
永久或长期 |
8 |
教师教学研究的专著、论文、教学研究报告、经验等 |
长期 |
9 |
院教学研讨会议、教学经验交流会议文件材料 |
|
(1)重要的 |
永久或长期 |
(2)一般的 |
短期 |
六、实践教学
序号 |
类 目 名 称 |
保管期限 |
1 |
指导学生毕业设计（论文）、实习（训）的相关管理文件 |
长期 |
2 |
社会调查、实习、实训、顶岗实习、社会实践的计划、方案、过程记录、总结等材料 |
|
(1)重要的 |
长期 |
(2)一般的 |
短期 |
3 |
校内、外实习、实训基地建设及开展实训情况汇总表 |
长期 |
4 |
各专业、年级考取职业资格证书汇总材料 |
长期 |
5 |
组织学生参加各类技能竞赛、获奖情况等材料 |
长期 |
6 |
军事教育、军训教学计划、请示与批复、总结等材料 |
|
(1)重要的 |
长期 |
(2)一般的 |
短期 |
七、各系(部)在学院档案室的指导下根据本办法结合本部门教学工作实际归档教学过程档案。
